Fichaje por WhatsApp: ¿es legal el registro de jornada así?
Actualizado el 11 de octubre de 2026
Qué dice la ley del registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), obliga a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena a:
- Registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona.
- Guardar esos registros durante 4 años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Vale cualquier sistema?
La ley no obliga a usar una máquina, una tarjeta ni una app concreta. Vale una hoja de papel, un programa o un sistema por WhatsApp. Pero la Inspección se fija en que el registro sea fiable: que recoja la hora real, que no se pueda cambiar sin dejar rastro y que se pueda sacar cuando lo pidan.
Una hoja que se rellena a final de mes «de memoria», o un Excel que cualquiera puede editar sin que quede constancia, es justo lo que suele dar problemas en una inspección.
Cómo funciona el fichaje con Marthina
- Cada persona escribe «entro» o «salgo» en el WhatsApp de siempre. Queda la hora real del mensaje, y la ubicación si la persona quiere mandarla.
- Los fichajes no se pueden borrar. Si alguien se olvidó de fichar o se equivocó, se corrige, pero queda apuntado quién lo cambió, cuándo y por qué.
- El jefe ve en el panel quién está trabajando, las horas de cada uno y las correcciones.
- Cada mes tienes el PDF para que cada trabajador lo firme y el Excel para la gestoría o para enseñarlo en una inspección.
- Los registros se guardan 4 años.
Por qué WhatsApp y no una app
El problema del fichaje casi nunca es la ley: es que la gente no ficha. Con una app nueva, el operario de 60 años no la abre; con una máquina en la nave, el que trabaja en la calle no pasa por allí. WhatsApp ya lo tiene todo el mundo en el móvil y lo sabe usar. Fichar es mandar una palabra.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada?
Sí, desde mayo de 2019 para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Hay que registrar la hora de entrada y de salida de cada día y guardar el registro 4 años.
¿Se puede fichar por WhatsApp?
Sí. La ley no exige una herramienta concreta, sino que el registro sea fiable, no manipulable y consultable. Un sistema por WhatsApp que guarda la hora real, no deja borrar y registra cada corrección cumple ese objetivo.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
Se corrige desde el panel o por WhatsApp, y la corrección queda registrada con quién la hizo, cuándo y el motivo. El fichaje original no desaparece.
¿Los trabajadores tienen que instalar algo o pagar?
No. Reciben una invitación, tocan el enlace y fichan desde su WhatsApp. Paga solo la empresa: 49 € al mes más IVA hasta 5 personas, o 99 € más IVA hasta 20.
¿Puedo dar el registro a mi gestoría?
Sí. Cada mes tienes el Excel de horas de todo el equipo y el PDF por trabajador para firmar.
Pruébalo en un minuto
Escribe «demo» a Marthina por WhatsApp. Sin instalar nada y sin registrarte.